打ち合わせの後、録音データだけが増えていませんか
お客様との打ち合わせや電話、現場でのヒアリングを録音している方は多いと思います。後で聞き直して記録に残すつもりでも、毎回それが重荷になっていませんか。
録音したデータが増えるばかりで、文字にする作業が後回しになっている。事業を一人でされている方には、特に起こりやすい悩みです。
「録って、後で聞き直す」が続かない理由
録音そのものは1クリックでできますが、文字にする作業には、録音と同じくらいの時間がかかります。1時間の打ち合わせなら、聞き直しにも1時間近くかかる計算です。
話した言葉をそのまま書き出すと、「あの」「えーと」といった言葉も入り、読みにくい記録になります。整理し直す手間が、もう一段増えます。
結果として、録音データだけが増え、議事録や記録は後回しになりがちです。後で見返そうとしても、どの打ち合わせの話か分からなくなることもあります。
AIに任せられる部分と、任せる前に確認したいこと
音声を文字にする作業と、文字になったものを整理して議事録の形にする作業は、AIに下書きを任せられます。録音データを文字にする機能を持つアプリに通し、出てきた文章をAIに「要点をまとめてください」のように指示すると、下書きができあがります。
ただし、確認したい点がいくつかあります。
- 話す人が複数いる場合、誰の発言かを正しく聞き分けられない場合があります。
- 金額・日付・会社名などの固有名詞は、聞き間違いがそのまま残ることがあります。
- 録音の中にお客様の個人情報や取引の詳細が含まれる場合、どのアプリ・サービスにデータを送るかは、事前に確認が必要です。
アプリやサービスにより、文字起こしの精度や画面の表示は異なる場合があります。下書きができた後は、録音を聞き直すのではなく、文字になったものに目を通すだけで済むようになります。
進め方（手順）
- 相手の了承を得てから、打ち合わせや電話を録音します。
- 録音データを、文字にする機能を持つアプリに通します。
- 出てきた文章をAIに渡し、「要点を整理して議事録の形にしてください」のように指示します。
- できあがった下書きのうち、金額・日付・固有名詞を中心に目を通します。
- 確認が済んだものを、ファイルとして保存します。
- 必要な相手に共有します。
この流れにすれば、聞き直す時間が、文字になったものを確認する時間に変わります。録音を最初から聞き直す手間がなくなる分、確認にかかる時間は短くなります。
最後に
録音データを前に、「文字にしないと」と気になりながら手が付けられない。そんな状態から、確認するだけで済む状態に変えられます。
KAYSトレードでは、泉州（南大阪）を拠点に、音声から議事録を作る仕組みづくりを含めたAI業務代行をご提供しています。対面でも、オンラインでも、私が直接うかがいます。どのアプリやサービスがお客様の業務に合うかは、録音の内容や人数によっても変わりますので、まずは無料相談でお聞かせください。
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