「あとで整理しよう」が、いちばん時間を奪う
お客様の連絡先が、名刺・スマホの連絡帳・エクセルの3か所にバラバラになっている。 在庫表は去年から更新が止まっていて、実際の数と合っているか自信がない。
そんな状態でも、日々の仕事は一応まわってしまいます。だからこそ「そのうち整理しよう」と 後回しになりやすいのですが、実はここに、地味に時間を取られている方が少なくありません。
たとえば、お客様から「前に注文したものと同じものを」と連絡が来たとき。 名簿がバラバラだと、記憶を頼りに何枚もの書類やメールをさかのぼって探すことになります。 これが数分で終わる作業なら気にならなくても、月に何度も繰り返すと、積み重なった時間は意外と大きなものです。
なぜ後回しになりやすいのか
理由はシンプルで、「整理する作業」が今日の売上に直結しないと感じるからではないでしょうか。
ただ、整理をしないままにしておくと、探す・確認する・同じ情報を毎回入力するといった 小さな手間が毎日少しずつ積み重なっていきます。これが減れば、ご自身の作業時間や、手伝ってくれているご家族・スタッフの手間が軽くなります。そのぶん、もっと大事な仕事に時間を使えるようになります。
一気にやらず、小さく始める
いきなり「完璧な名簿」「完璧な在庫表」を作ろうとすると、時間も気力も足りずに挫折しがちです。 おすすめは、次のように範囲を絞って始めることです。
- まず、直近1〜2か月分の連絡先や商品だけをリストアップする
- 表計算ソフト（エクセルやGoogleスプレッドシートなど）に、1つの表としてまとめる
- 「よく使う情報」だけに絞る（名前・連絡先・最後の取引日など、必要な項目だけ）
- 新しく発生した分だけ、その都度追記するルールにする
過去のすべてを一度に整理せず「これから増える分はこの表に集める」と決めるだけでも、半年後には見える景色がずいぶん変わります。
手作業の転記が負担なときは
紙の受注メモやレシートから表計算ソフトへの転記、複数のファイルに散らばった情報の統合など、 「単純だけれど地味に時間がかかる作業」はいくつもあります。こうした作業は、ITの力を借りて手間を減らせる場合があります。 たとえば、手作業で入力していた集計を自動化（手作業をパソコンに代わりにやってもらうこと）することもできます。 これまで数十分かかっていた作業が、数分程度に短くなることもあります。
ただし、業種や今のデータの状態によって、向き不向きや効果の出方は変わります。 「うちの場合はどうなのか」を無理に自己判断せず、一度状況をお聞かせいただければ、 現実的にできそうなことから、ご提案します。
KAYSトレードのお手伝い
KAYSトレードでは、顧客名簿や在庫表の整理をはじめ、日々の事務作業を少しでも軽くするお手伝いをしています。 「散らかっているのは分かっているけれど、どこから手をつければいいか分からない」という状態からで大丈夫です。 まずは今の状況を一緒に眺めるところから始めましょう。AI業務代行・業務効率化のサービス内容はこちらから、 ご相談は無料相談のお申し込みからお気軽にどうぞ。
