個人事業主の請求書・帳簿、デジタル化のはじめ方

「毎月この作業、なんとかならないかな」と思っていませんか？

個人事業主として働いていると、仕事の合間に請求書を手書きしたり、Excelに売上を入力したりと、地味な事務作業に時間を取られることがあります。

「もっと楽にできないか」「でも、どこから手をつければいいかわからない」——そう感じているお客様から、よくご相談をいただきます。

今回は、難しい知識がなくても始められる、請求書と帳簿のデジタル化の進め方をご紹介します。

デジタル化で、何が変わる？

まず、デジタル化することでどんなことが変わるかを整理してみましょう。

• 作業時間が減る：ひな形（テンプレート）を使えば、請求書は数分で作れます
• 計算ミスが減る：自動で金額を計算してくれるので、電卓のうち間違いがなくなります
• 書類を探す手間がなくなる：クラウド（インターネット上にデータを保管しておくしくみ）に保存すれば、どこからでも見られます
• 確定申告の準備が楽になる：1年分の収支がひとまとめになるので、申告の時期に慌てなくて済みます

まず「請求書の作成」だけから始めるのがおすすめ

いきなりすべてをデジタル化しようとすると、かえって疲れてしまいます。最初は請求書づくりだけに絞ることをおすすめします。

Googleスプレッドシートのテンプレートを使う（無料）

Googleが提供する「スプレッドシート」（Excelと似た表計算ツール）には、請求書のひな形が用意されています。Googleアカウント（Googleのサービスを使うための登録）があれば、無料で使えます。

手順はシンプルです。

1. Googleアカウントでログイン（自分の登録情報で入ること）する
2. 「スプレッドシート」を開く（Googleで「スプレッドシート」と検索するとすぐ見つかります）
3. 「テンプレートギャラリー」から「請求書」を選ぶ
4. 相手先の名前・品目・金額などを入力して完成
5. PDF（印刷物と同じ見た目で保存できるファイル形式）として保存すれば、メールに添付して送ることもできます

画面の表示はGoogleのバージョンアップにより変わる場合があります。

次のステップ：毎月の売上・経費もまとめよう

請求書に慣れてきたら、次は月々の売上と経費を1枚のシートに記録していきましょう。

難しい帳簿の知識は要りません。たとえばこんな表を作るだけでも十分です。

毎月この表に入力するだけで、年間の収支が一目でわかるようになります。「去年の売上はいくらだったっけ」と困る場面も減ります。

件数が増えてきたら「会計ソフト」という選択肢も

売上や経費の件数が多くなってきたら、専用の会計ソフト（帳簿管理を自動で行うアプリ）を検討するのもひとつの方法です。

日本では個人事業主向けのクラウド型（インターネット上で動く）会計ソフトがいくつかあり、インボイス制度（2023年10月から始まった、消費税の計算に必要な書類のルール）に対応した請求書の作成や、確定申告データの出力ができるものもあります。

どのソフトが合うかは事業の規模や業種によっても変わりますので、税理士さんへの相談もあわせておすすめします。

よくあるご質問

Q：Googleアカウントを持っていなくても使えますか？

スプレッドシートを使うにはGoogleアカウントが必要ですが、無料で作れます。作り方がわからない場合は、一緒に画面を見ながらご案内できますので、お気軽にお声がけください。

Q：インボイス制度に対応した請求書はどう作ればいい？

テンプレートを使う場合は、「登録番号」「税率ごとの金額」など必要な項目が入っているかを確認しましょう。詳しい記載ルールについては、税理士さんや国税庁のウェブサイトでご確認されることをおすすめします。

Q：パソコンが苦手でも大丈夫ですか？

はい。一つひとつの操作を一緒に確認しながら進めますので、初めての方でも安心して取り組んでいただけます。

「ちょっと手伝ってほしい」はお気軽にどうぞ

「テンプレートの使い方がわからない」「そもそもGoogleアカウントの作り方から教えてほしい」——そんなご相談も大歓迎です。

KAYSトレードでは、個人事業主のお客様の事務作業をデジタル化するサポートを行っています。泉大津市・岸和田市など南大阪エリアへの訪問対応、オンライン（ビデオ通話）でのサポートも可能です。

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