毎回、ファイル名を打ち込んでいました
これは、私自身の話です。
経費のレシートは、スマホで撮って保管しています。撮るだけなら3秒です。面倒なのは、そのあとでした。
写真のファイル名は IMG_4821.jpg のような、意味のない番号です。このままでは、あとから探せません。だから毎回こう書き換えていました。
2026-08-15_〇〇商店_3,240円.jpg
日付を見て、店名を見て、金額を見て、打ち込む。1枚あたり30秒ほどです。
たいした時間ではありません。ただ、月に何十枚もたまります。そして「あとでまとめてやろう」と思った瞬間に、もう二度とやらない山ができあがります。
なぜ、手で打っていたのか
書いてある内容は、全部レシートの表面に写っています。日付も、店名も、金額も。
にもかかわらず手で打っていたのは、それを読み取って名前にする道具が、身近になかったからです。
昔から「画像の文字を読み取る技術」はありました。ただ、レシートのような細い印字や、傾いた写真には弱かったのです。読み取れても、そこから「どれが日付で、どれが金額か」を判断する部分は人がやるしかありませんでした。
そこが変わりました。いまのAIは、読み取ったうえで「これは日付」「これは店名」と見分けて、決まった形に並べるところまでやります。
いまはこうなっています
やることは1つだけになりました。レシートの写真を、決まった場所に置く。それだけです。
あとは自動で、こうなります。
IMG_4821.jpg → 2026-08-15_〇〇商店_3,240円.jpg
私は何も打ち込んでいません。AIが写真の文字を読んで、日付・店名・金額を取り出し、あらかじめ決めておいた形のファイル名に書き換えています。
★ ここで大事なのは、「読み取る」だけでは終わらないということです。読み取った文字を、どういう順番で、どういう区切りで並べるかを先に決めておく。そこまで作って、はじめて手が空きます。
なぜレシートから始めたか
個人情報がほとんど載っていないからです。
書いてあるのは、日付・店名・買ったもの・金額。人の名前も住所も出てきません。だから、あれこれ気にせず試せました。
いきなり顧客名簿や申込書から始めると、「どこに預けるのか」「外に出ないのか」を先に決めなければならず、試すまでに時間がかかります。
まず、気にしなくていい紙から始める。これが一番の近道でした。
同じ考え方が使えるもの
レシートだけの話ではありません。「決まった場所に、決まった情報が書いてある紙」なら、同じ形にできます。
- 手書きの日報・作業報告 → そのまま表の1行に
- たまった名刺 → 顧客の一覧に
- 手書きのアンケート → 集計できる形に
- 打ち合わせの録音 → 議事録の下書きに
紙の種類が変わっても、やっていることは同じです。読み取って、決めた形に並べる。それだけです。
よくあるトラブルと対処法
Q. 字がくずれていても読めますか？
A. 印字されたものなら、ほぼ読めます。手書きは、本人しか読めないような字だと機械にも読めません。逆に、ふつうに読める字なら大丈夫なことが多いです。
Q. 読み間違えたら困るのですが
A. 最後に目で確認する時間は残ります。ただ、ゼロから打ち込むのと、間違いがないか見るのとでは、かかる時間がまるで違います。
Q. うちの書類でもできますか？
A. 実物を1枚見せていただくのが一番早いです。その場で「できる」「難しい」をお答えできます。
最後に
「1枚30秒だから、まあいいか」と思っていた作業が、気づけば手つかずの山になっていた。私自身がそうでした。
同じことが、日報でも、名刺でも、アンケートでも起きていると思います。
ご相談・お問い合わせは無料です。実際に設定・作業・訪問を行う場合は、始める前に料金と条件をお伝えします。どんな小さなことでも、お気軽にご相談ください。
