ホームページのお知らせとフォーム、機能追加前に決めること

機能追加は簡単。困るのは追加した後です

「お知らせを載せられるようにしたい」 「ブログも書いてみたい」 「電話だけでなく、お問い合わせフォームからも連絡を受けたい」

ホームページを作る時、多くの方がこう考えます。どれも、追加すること自体は難しくありません。

ただ、追加した後に困ることがよくあります。

• お知らせの最新が2年前のまま止まっている
• フォームから問い合わせが来ていたのに、気づいていなかった

どちらも、追加する前に少し決めておけば防げます。この記事では、その決めておきたいことをまとめました。

お知らせとブログは「続けられる間隔」から決める

止まったお知らせは、無いよりも目立つ

お知らせの欄は、いちばん新しい日付が目に入ります。それが2年前だと、見に来たお客様は「このお店、今もやっているのかな」と感じます。

お知らせの欄が無ければ、そう思われることはありません。止まったお知らせは、無いよりも目立つのです。

書くことが自然に生まれるものから始める

更新が止まるのは、操作が難しいからだけではありません。「何を書くか考えて、文章にする」ことに時間がかかり、忙しいと後回しになるからです。

ですから、追加前に「何を載せるか」を決めておきましょう。おすすめは、書くことが自然に生まれるものです。

ブログは、これより一段重いものです。書くことに迷ったら、お客様によく聞かれることを1つずつ書いていくと続けやすくなります。

間隔は、無理のない長さにする

「毎週書く」と決めて3回で止まるより、「月に1回」を続けるほうが、お客様には動いているお店に見えます。最初は、確実に続けられる間隔から始めましょう。

お問い合わせフォームは「届いた後」を決める

フォームを追加する時、決めることの多くは画面の外にあります。

1. 届いた問い合わせを、誰がどこで見るか

フォームから送られた内容は、多くの場合、メールで届きます。ここで決めておきたいのは、次の2つです。

• どのメールアドレスで受け取るか
• 誰が、いつ見るか

普段あまり見ないアドレスに届く設定だと、気づくのが何日も後になります。また、問い合わせのメールが迷惑メールのフォルダに入ってしまうこともあります。KAYSトレードでも、迷惑メールのフォルダを週に1回は見るようにしています。

2. メールが届かなくても、問い合わせが消えない形にする

メールは、何かの理由で届かないことがあります。その時、問い合わせの中身がどこにも残っていないと、取りこぼしたことにさえ気づけません。

KAYSトレードのホームページでは、届いた問い合わせをまずホームページの側に保存してから、お知らせのメールを送る形にしています。メールが届かなくても、管理する画面を開けば中身を確かめられます。

3. 自動の返信メールには、受け付けたことだけを書く

フォームを送ったお客様に、自動で「受け付けました」とメールを返す設定はよく使われます。

この時、入力された内容をそのまま書き返さないことが大切です。お客様がメールアドレスを打ち間違えていた場合、その内容が知らない人に丸ごと届いてしまうためです。

自動の返信メールに書くのは、「お問い合わせを受け付けました」「内容を確かめて、ご連絡します」のように、他の人に届いても困らない中身だけにしましょう。

4. 項目は少なく、写真も送れるようにする

入力する項目が多いと、途中で送るのをやめてしまう方が出ます。項目は、返事をするのに本当に要るものだけにしましょう。

一方で、写真を送れるようにしておくと、話が早くなります。言葉で説明しにくいことも、写真1枚で伝わることがあります。

電話・LINEとの役割を分けておく

連絡の入口が増えたら、それぞれの役割を決めておきましょう。

• 急ぎのことは電話
• 写真を添えた相談はフォームやLINE
• 時間を気にせず送りたいことはフォーム

役割が決まっていると、ページのどこに何を置くかも決まります。例えば、急ぎの人が多いお店なら電話番号を先に、写真で相談を受けたいお店ならフォームを先に置きます。後ろに置いた入口は、気づかれにくいためです。

最後に

お知らせやブログ、お問い合わせフォームは、追加することよりも、追加した後にどう続けるか、どう受け取るかが大切です。追加する前に決めておけば、ホームページはお客様との窓口としてきちんと働きます。

KAYSトレードでは、お知らせやブログ、お問い合わせフォームを追加するところから、届いた後の受け取り方までお手伝いしています。ホームページ制作・改善・運用のサービスをご覧いただくか、無料相談からお気軽にお声がけください。