新しい人が入るたびに、同じ説明を繰り返していませんか
新しいスタッフやパート、アルバイトが入るたびに、作業の説明を一から行っていませんか。
レジの操作、注文の受け方、機械の使い方。ベテランの方が時間を割いて教えても、数日後にはまた同じ質問が来る。教える側の手が止まり、本来の仕事が進まなくなります。
口で説明するだけでは、なぜうまくいかないのか
「マニュアルを作ればいい」という対策は、多くの事業所がすでに考えたことがあると思います。それでも続かないのには理由があります。
まず、口頭での説明は、教える人によって言葉や順番が変わります。聞く側もメモを取る時間がなく、後で細かい部分を忘れてしまいます。
文章のマニュアルを作ろうとしても、まとまった時間が取れず後回しになりがちです。たとえ作っても、作業の手順が少し変わるだけで内容が古くなり、誰も直さないまま置かれていきます。
つまり「マニュアルを作る」こと自体ではなく、「作る手間」と「直す手間」が壁になっています。
撮る前に決めておきたいこと
動画を撮る前に、お客様の情報が映らないようにしておきましょう。
レジや注文の受け方を営業中に撮ると、お客様の顔や、画面に出るお客様の名前・注文の内容が映り込みます。その動画をAIに渡すと、お客様の情報を外のサービスに預けることになります。
- 営業時間外や、お客様がいない時間に撮る
- レジやパソコンの画面は、練習用のデータで操作する
- 映ってしまった動画は、AIに渡さずに撮り直す
無料のAIを使う時の設定や注意は、生成AIを無料で使いこなす、仕事に効く3つのコツでもご説明しています。
スマホの動画を、手順書の文章に変える
準備ができたら、次の流れで手順書の下書きを作ります。
- 作業をしているところを、スマホで動画に撮ります。
- 作業をしながら、口で説明を加えます（「ここで『確定』ボタンを押します」のように）。
- 動画の音声を、AIに文字として書き出してもらいます。
- 書き出された文章を、AIに手順書の形へ整理してもらいます（番号付き、画面に出る言葉はそのまま）。
- できあがった文章に目を通し、言葉を直します。
動画をそのまま読み込めるAI（Geminiなど）なら、3と4を一度に頼めます。読み込める動画の長さや操作方法は、AIやアプリにより異なる場合があります。
動画を撮る時のポイント
- 1回の作業は短く分けて撮ります（5分程度が目安です）。長いと後の整理が大変になります。
- 画面や手元がはっきり映るようにします。
- 普段どおりの言葉で話して構いません。整った文章にするのはAIの役割です。
作業しながら話すのは、慣れないと難しいものです。手が止まったり、説明が抜けたりする場合は、先に手順だけを撮っておきます。説明は後から動画を見ながら、声だけを録音して足す方法もあります。
写真は、自分で選んで貼る
AIが作ってくれるのは、手順の文章までです。レジや機械の操作は、画面や手元の写真があると、ぐっと伝わりやすくなります。
ただ、動画から必要な場面を選んで、手順の横に写真を貼るところまでは、AIはしてくれません。この作業は自分で行います。
- 動画を、写真にしたい場面で止めます。
- スクリーンショットを撮ります。
- 手順書の該当する番号の下に貼ります。
すべての手順に写真を付ける必要はありません。ボタンの場所や、間違えやすい場面だけでも十分です。
できあがった手順書をどう使うか
手順書があれば、新しい人は何度も聞かなくても、自分で確認しながら作業を進められます。ベテランの方は、同じ説明を繰り返す時間が減ります。
手順が変わった時も、変わった作業だけを撮り直してAIに整理させれば、一から書き直すより手間がかかりません。目を通す作業と、写真の差し替えは、その都度残ります。
最後に
同じ説明を繰り返す手間は、人を増やすほど重くなっていきます。動画とAIを使った手順書づくりは、その重さを減らす方法の1つです。
KAYSトレードは、大阪府泉大津市を拠点に、泉州（南大阪）で手順書やマニュアルの作成をお手伝いしています。どの作業から手順書にするか、撮った動画をどう整理するかといった段階からでも、まずは現状をお聞きします。
わからないことがあれば、お気軽にお問い合わせください！
