店舗のメモや指示から、
手順書・マニュアルを作成
よくあるお困り事
- 新しいスタッフに同じ説明を何度もしている
- 同じ作業でも人によってやり方が違う
- 手順は頭の中にあるが、書き出す時間がない
- LINEで送った指示が流れてしまい、後から探せない
- マニュアルを作っているが、直すのが面倒で古いままになっている
ひとりで事業をされている方・小規模事業者の方からよく聞くお悩みです。
店舗の作業の手順は、店長の頭の中や、メモ・LINEのやりとりの中に散らばっています。 それを順番に並べ直して、誰が見ても分かる文章にするのは、忙しい合間にはなかなか手が回らない作業です。
手順書があれば、説明の回数が減り、誰がやっても同じ仕上がりに近づけられます。
KAYSの解決方法
KAYSはAIを使って店舗にあるメモや指示から、手順書やマニュアルを作る仕組みを整えます。 メモ、LINEで送った指示、説明している時の録音、作業の写真をAIに渡すと、AIが中身を読み取り、作業の順番に並べ直します。 1つの手順に1つの動作を書く形に整え、写真を添えた手順書に仕上げます。
ただ、メモを渡すだけでは、そのまま使える手順書になりません。 AIは、店舗のやり方や道具の呼び方を知りません。 また、材料に抜けがあると、AIがすき間を想像で埋めて、実際とは違う手順を書いてしまうことがあります。
そこで、店舗で普段使っている道具や場所の呼び方を先に渡し、できあがった手順書は店長が読んで確かめます。 足りないところは、説明の録音や写真を足すと、細かいコツまで手順に入れられます。 やり方が変わった時は、変わったところを伝えれば、直した手順書を作れます。
こうした準備と手順書の形の調整は、まるごとKAYSにお任せいただくことも、ご自分でできるようになるまでお教えすることもできます。
まるごと任せる
- KAYSがやること
- 店舗の呼び方や手順書の形を決め、AIへの指示と仕上げ方を組み込みます。実際のメモや指示で試して調整し、ご利用いただける状態でご提供します。
- お客様がやること
- メモや指示を渡し、できあがった手順書を確かめて手直しするだけです。
- 向いている方
- 時間がない方
自分でできるようになる
- KAYSがやること
- 実際のメモや指示を使って、AIへの指示の出し方と、手順書の直し方を一緒に進めながらお教えします。
- お客様がやること
- やり方が変わった時の手直しを、ご自分でできるようになります。
- 向いている方
- 社内で続けたい方・自分たちで直せるようにしたい方
導入前と導入後の違い
例えば、閉店作業の手順を、新しいアルバイトのスタッフに覚えてもらう場合です。
| Before | After | |
|---|---|---|
| 説明 | 新しいスタッフが入るたびに、一から口で説明します | 手順書を渡して、分からないところだけ説明すれば済みます |
| やり方 | 人によって片付けの順番や仕上がりが違います | 同じ手順書を見て作業するので、仕上がりがそろいます |
| 書き出し | 頭の中の手順を自分で文章にまとめます | メモや録音を渡せば、順番の整った手順書の下書きができます |
| 直し | やり方が変わっても手順書は古いままになります | 変わったところを伝えれば、直した手順書を作れます |
説明
Before
新しいスタッフが入るたびに、一から口で説明します
After
手順書を渡して、分からないところだけ説明すれば済みます
やり方
Before
人によって片付けの順番や仕上がりが違います
After
同じ手順書を見て作業するので、仕上がりがそろいます
書き出し
Before
頭の中の手順を自分で文章にまとめます
After
メモや録音を渡せば、順番の整った手順書の下書きができます
直し
Before
やり方が変わっても手順書は古いままになります
After
変わったところを伝えれば、直した手順書を作れます
できあがった手順書は、実際にその通りに作業して確かめます。 AIが材料にない手順を書き足したり、順番を取り違えたりすることがあるためです。
一緒に渡すと良くなる資料
- LINEで送った指示やメモ：店長の言葉のまま、手順に入れられます
- 作業の写真：手順の横に添えて、見て分かる手順書にできます
- 説明している時の録音：書き出しにくい細かいコツも、手順に入れられます
どれも、すでにお持ちのもので足ります。手順書のために新しく作る必要はありません。
KAYSに依頼するには
- 手順書にしたい作業を1つ教えてください
- その作業について、これまでに送った指示やメモを見せてください
- 作業の写真があれば、一緒にお送りください
- 手順書を誰が・どこで見るか（紙に貼る・スマホで見るなど）を教えてください
- これらの情報をもとにAIを使ってどのような手順書が作れるかをご提案いたします
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