事務所の古いパソコン、手放す前のデータの消し方

古いパソコン、そのまま手放して大丈夫？

Windows10のサポートが終わり、事務所やお店のパソコンを買い替えた方も多いと思います。新しいパソコンの準備が終わると、気になるのが古いパソコンの行き先です。中古で売る、知り合いに譲る、リサイクルに出す。どの場合も、中にはお客様の名簿や請求書、取引先とのメールが残っています。

「ファイルは全部消したから大丈夫」と思っていても、実はそれだけでは足りないことがあります。

ファイルを消すだけでは、データは残っている

パソコンでファイルを消して、ごみ箱を空にしても、データそのものがすぐになくなるわけではありません。パソコンの中では「ここは空いている」という印が付くだけで、中身はしばらく残っています。そのため、専用のソフトを使うと、消したはずのファイルを取り出せる場合があります。

事業で使っていたパソコンには、お客様の名前や住所、取引の記録が入っています。手放した先でそれが読まれてしまうと、お客様にも取引先にも迷惑がかかり、信用にも関わります。

そこで、手放す前には「ファイルを消す」ではなく、パソコン全体をきれいにする作業をします。 Windows には、そのための機能が最初から付いています。

手放す前に済ませておくこと

データを消すと元には戻せません。消す前に次のことを済ませておきます。

新しいパソコンへの引っ越し

お客様の名簿、請求書のファイル、メール、よく使うソフトの設定などを、新しいパソコンに移します。移し終えたら、新しいパソコンで開けるかを一度確かめておくと安心です。買い替えの進め方は、Windows10のサポート終了の記事でもご紹介しています。

ソフトの使用を解除する

会計ソフトなど、使えるパソコンの台数が決まっているソフトは、古いパソコンで「使用の解除」が必要な場合があります。解除しないまま消すと、新しいパソコンで使えなくなることがあるので、ソフトの説明書やサポートの案内を確かめておきます。

BitLocker 回復キーを確かめる

パソコンのドライブが BitLocker（Windows に付いている、ドライブの中身を暗号化して守る機能）で暗号化されている場合は、作業の途中で「BitLocker 回復キー」を聞かれることがあります。 Microsoft の案内では、始める前に回復キーがあるかを確かめておくよう書かれています。回復キーは、多くの場合、パソコンに設定した Microsoft アカウントに保存されています。別のパソコンやスマホで Microsoft のページを開き、同じアカウントでサインインすると確かめられます。探し方は、Microsoft の「BitLocker 回復キーの検索」にまとまっています。

Windows でデータを消す手順

Windows に最初から付いている「PC のリセット」（Windows 10 では「この PC を初期状態に戻す」）という機能を使います。 Microsoft の案内に沿った手順です（機種や Windows のバージョンにより、表示が異なる場合があります）。

Windows 11 の場合

「スタート」から「設定」を開く
「システム」を選ぶ
「回復」を選ぶ
「回復オプション」の「PC のリセット」を選ぶ
「すべて削除する」を選ぶ
設定の中の「データの消去」を有効にする
画面の案内に従って、リセットを始める

Windows 10 の場合

「スタート」から「設定」を開く
「更新とセキュリティ」を選ぶ
「回復」を選ぶ
「この PC を初期状態に戻す」の「開始する」を選ぶ
「すべて削除する」を選ぶ
次の画面で設定を変えて、データの消去（ドライブのクリーニング）を有効にする
画面の案内に従って、リセットを始める

どちらも、6のデータの消去が大事なところです。 Microsoft の案内でも、パソコンを寄付・リサイクル・販売する時はこの設定を使うように書かれています。有効にしないと、ファイルを消すだけになり、元に戻せる可能性が残ります。

作業中に気をつけること

時間がかかることがあるので、時間に余裕のある日に始めます
ノートパソコンは、電源につないでおきます
途中で画面が長く真っ黒になったり、自動で再起動したりすることがあります。自分で電源を切ると失敗することがあるので、そのまま待ちます

それでも心配な時は

Windows の「データの消去」は、一般の利用者向けの機能です。 Microsoft の案内にも、国や業界のデータ消去の基準を満たすものではないと書かれています。

取引先との契約で消し方が決まっている場合や、特に大事な情報が入っていた場合は、データ消去の専門業者に頼み、「消去証明書」を出してもらう方法もあります。

最後に

古いパソコンを手放す前に、データの引っ越し、ソフトの解除、そして「すべて削除する」と「データの消去」でのリセット。この順番で進めれば、お客様の情報を残したまま手放す心配を減らせます。

「引っ越しがきちんとできたか不安」「リセットの画面が分からない」という時は、一緒に画面を見ながら進めます。わからないことがあれば、お気軽にお問い合わせください！