事務所のデータを、
バックアップで万一に備える
よくあるお困り事
- 見積書や顧客名簿が、パソコン1台の中にしか無い
- バックアップを取ろうと思いながら、何年もそのままになっている
- 外付けのハードディスクを買ったが、つないだまま使っていない
- バックアップを取っているはずだが、本当に戻せるか確かめたことがない
- スマホの写真や連絡先も、仕事で使っているので失いたくない
ひとりで事業をされている方・小規模事業者の方からよく聞くお悩みです。
パソコンが急に動かなくなった時、困るのは機器よりも中のデータです。 見積書の控えや顧客名簿、これまでの資料は、買い直すことができません。
バックアップは、困った時に初めて必要になるため、普段は後回しになりがちです。
KAYSの解決方法
KAYSは事務所や店舗に訪問し、仕事のデータを自動でバックアップできるように設定します。 外付けのハードディスクやクラウドへ、決まった間隔で写しを取る仕組みを整えます。
最初に、仕事で使っているデータがどこにあるかを確認します。 失うと困るものから順に、写す先と間隔を決め、手を動かさなくても続くように設定します。 写す先は、パソコンと一緒に失わないよう、パソコンの外に置きます。
設定した後は、実際に1つのファイルを戻してみて、バックアップから戻せることを確かめます。 バックアップが動いているかの確かめ方もご説明します。
導入前と導入後の違い
例えば、見積書と顧客名簿を事務所のパソコン1台で管理している場合です。
| Before | After | |
|---|---|---|
| 保存先 | データはパソコンの中だけにあります | パソコンの他に、外付けのハードディスクやクラウドにも写しがあります |
| 手間 | 思い出した時に、手作業でコピーします | 決まった間隔で、自動で写しが取られます |
| 確認 | 戻せるかどうか、試したことがありません | 設定の後に1つ戻してみて、戻せることを確かめてあります |
| パソコンが壊れた時 | 中のデータを取り出せるか分からず、慌てます | 写しから新しいパソコンへ戻して、仕事を再開できます |
保存先
Before
データはパソコンの中だけにあります
After
パソコンの他に、外付けのハードディスクやクラウドにも写しがあります
手間
Before
思い出した時に、手作業でコピーします
After
決まった間隔で、自動で写しが取られます
確認
Before
戻せるかどうか、試したことがありません
After
設定の後に1つ戻してみて、戻せることを確かめてあります
パソコンが壊れた時
Before
中のデータを取り出せるか分からず、慌てます
After
写しから新しいパソコンへ戻して、仕事を再開できます
バックアップは、取った後も動き続けているかを時々確かめることが大切です。 月に1度など、確かめる日を決めておきましょう。
バックアップの対象の例
- 書類：見積書・請求書の控え、契約書、仕事で作った資料
- 名簿・表：顧客名簿、仕入れ先の一覧、売上や在庫の表
- メール：仕事のメールと、アドレス帳
- スマホ：仕事で撮った写真、連絡先
※機器の修理・分解、壊れた機器からのデータの取り出しは行いません。設定・操作のサポートです。
KAYSに依頼するには
- 仕事で使っているパソコンとスマホの台数を教えてください
- 失うと困るデータ（書類・名簿・写真など）を教えてください
- 外付けのハードディスクやクラウドのサービスを、すでにお持ちなら教えてください
- ログインに使うアカウントとパスワードは、当日お手元にご用意ください。パスワードはお預かりせず、入力していただきながら進めます
- これらの情報をもとに、写す先と間隔、かかる時間をご提案いたします
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