パソコンのファイルを整理して、
クラウドで使えるように

よくあるお困り事

ひとりで事業をされている方・小規模事業者の方からよく聞くお悩みです。

資料を保存する時に、フォルダやファイル名の決まりが無いと、その時の判断で名前を付けて保存していきます。年数がたつほど同じ資料の写しが増え、どれが最新か分からなくなります。

探す時間は1回ごとには短くても、毎日の仕事の中で何度もくり返されます。

KAYSの解決方法

KAYSは事務所や店舗に訪問し、パソコンの中のファイルを整理して、クラウドで使えるようにします。クラウドは、GoogleドライブやOneDriveなど、お使いのサービスに合わせます。整理したファイルはクラウドにも保存されるので、パソコンの外に写しが残り、スマホや外出先からも開けます。

最初に、今どこにどんな資料があるかを確認し、仕事の流れに合わせてフォルダの分け方とファイル名の付け方を決めます。決めた分け方とファイル名の付け方は、書き出してご提供します。

資料が1つのフォルダなどにまとまっていれば、決めた分け方に沿ってKAYSが整理し、クラウドへ移します。あちこちに分かれている時や、中を見られたくない資料がある時は、整理の仕方と移し方をご説明します。同じ資料の写しがある時は、どれを残すかをご相談しながら1つにまとめます。

税理士や取引先と資料をやりとりする時は、相手と共有するフォルダを作り、見られる人の範囲を決めて設定します。

例えば、見積書や請求書を、事務所のパソコン1台で作っている場合です。

	Before	After
置き場所	デスクトップや「ドキュメント」など、あちこちに保存されています	決めた分け方のフォルダにまとまっています
ファイル名	「見積書」「見積書_最新」「見積書(2)」のように、付け方がばらばらです	「日付_取引先_書類名」のように付け方がそろい、並べると探せます
最新版	同じ資料の写しがいくつもあり、どれが最新か分かりません	写しを1つにまとめ、最新のものだけが残っています
クラウド	資料はパソコンの中だけで、外出先からは開けません	クラウドにも保存され、スマホからも開けます
資料を渡す時	渡すたびに、メールに添付して送ります	共有フォルダに入れるだけで、相手が開けます