メールや打ち合わせの内容を、
お客様ごとに自動で記録

KAYSはAIを使って、お客様ごとのまとめファイルを自動で育てる仕組みを整えます。 メールが届いた時や、打ち合わせの議事録・資料・メモなど新しい資料ができた時に、AIが中身を読み、どのお客様の話かを見分けます。 そのお客様のまとめに「いつ・何の話をして・何が決まったか・残っている宿題」を日付の順に書き足していきます。

まとめが育つと、使い道が広がります。 打ち合わせの前は、まとめを開けば前回までの話がすぐに分かります。 メールに返信する時は、まとめをもとに、AIが経緯を踏まえた返信の下書きを作れます。 担当が替わっても、まとめがそのまま引き継ぎの資料になります。

ただ、メールを読ませるだけでは、役に立つまとめになりません。 AIはどのメールがどのお客様のものか、まとめに何を残すべきかを知りません。 そのため、別のお客様の話を混ぜたり、残さなくてよい単なるあいさつメールまでまとめに残したりすることがあります。

そこで、お客様ごとのメールアドレスや呼び方と、まとめに残す項目（ご要望・決まったこと・次のお約束など）を先に決めておきます。 新しい資料は、お客様ごとのフォルダに保存するだけで、AIが読み込んでまとめに書き足します。 打ち合わせの議事録をAIで作る仕組み（議事録の作成）と組み合わせると、打ち合わせで決まったことも自動でまとめに入ります。 AIが書き足した中身は、時々見直し、直してほしい点をAIに伝えることで、更によいまとめになります。 AIは返信の下書きを作成しますが、間違った内容を書いている可能性もあるので、送信前に一度目を通すと安心です。

こうした決まりづくりと、まとめの形の調整は、まるごとKAYSにお任せいただくことも、ご自分でできるようになるまでお教えすることもできます。