打ち合わせの録音と資料から、
議事録を自動で作成
よくあるお困り事
- 打ち合わせ後の議事録作成に同じくらいの時間がかかる
- 録音はしているが聞き返す時間がない
- メモを取るのに気を取られて話に集中できない
- 「何が決まったか」「誰が何をするか」が、後で食い違う
- 議事録を書く人によって書き方がばらばら
ひとりで事業をされている方・小規模事業者の方からよく聞くお悩みです。
打ち合わせの録音を聞き返しながらまとめると、打ち合わせと同じくらいの時間がかかることがあります。 書き起こして確かめるだけの作業に本業の時間が削られます。
議事録作成の時間を減らせれば、次の仕事に早く移れ、決まったことの食い違いも減らせます。
KAYSの解決方法
KAYSはAIを使って、打ち合わせの録音から議事録を作る仕組みを整えます。 録音データをAIに渡すと、AIが打ち合わせの内容を文字データにします。 AIはこの文字データから、決まったことや宿題（誰が・いつまでに）を議題ごとに整理し、自社の書式に沿った議事録に仕上げます。
ただ、録音を渡すだけではそのまま使える議事録になりません。 社名や人の名前を聞き間違えたり、決まったことと話に出ただけのことを取り違えたりするためです。
そこで、録音と一緒に打ち合わせの資料を渡します。 議題、参加者や会社の名前、決まったことのメモがあるだけで、議題ごとに整理しやすくなり、聞き間違いや読み違いが減ります。
こうした準備と、自社の書式への仕上げ方は、まるごとKAYSにお任せいただくことも、ご自分でできるようになるまでお教えすることもできます。
まるごと任せる
- KAYSがやること
- 自社の議事録の書式に合わせて、AIへの指示と仕上げ方を決めて組み込みます。実際の打ち合わせの録音で試して調整し、ご利用いただける状態でご提供します。
- お客様がやること
- 録音と資料を保存し、できあがった議事録を確かめるだけです。
- 向いている方
- 時間がない方
自分でできるようになる
- KAYSがやること
- 実際の録音と資料を使って、AIへの指示の出し方と、書式への仕上げ方を一緒に進めながらお教えします。
- お客様がやること
- 書式の変更や、指示の手直しを、ご自分でできるようになります。
- 向いている方
- 社内で続けたい方・自分たちで直せるようにしたい方
導入前と導入後の違い
例えば、取引先との1時間の打ち合わせの場合です。
| Before | After | |
|---|---|---|
| 文字にする | 録音を聞き返しながら話した内容を打ち込みます | 録音を保存すると、話した内容が文字になります |
| まとめる | 長い記録の中から、決まったことと宿題を拾い出します | 議題ごとに「決まったこと」「宿題（誰が・いつまでに）」に分かれた形で出てきます |
| 名前 | 聞き取りにくい社名や名前は、録音を何度も聞き返します | 資料の参加者や会社の名前と照らし合わせるので、聞き間違いを減らせます |
| 仕上げ | 自社の書式に1から書き写します | 自社の書式で仕上がるので、確かめて直すだけになります |
文字にする
Before
録音を聞き返しながら話した内容を打ち込みます
After
録音を保存すると、話した内容が文字になります
まとめる
Before
長い記録の中から、決まったことと宿題を拾い出します
After
議題ごとに「決まったこと」「宿題（誰が・いつまでに）」に分かれた形で出てきます
名前
Before
聞き取りにくい社名や名前は、録音を何度も聞き返します
After
資料の参加者や会社の名前と照らし合わせるので、聞き間違いを減らせます
仕上げ
Before
自社の書式に1から書き写します
After
自社の書式で仕上がるので、確かめて直すだけになります
できあがった議事録は最後に一度目を通します。 聞き取りにくい録音や話が重なった場面では、AIが聞き違えることがあるためです。
また、手書きのメモだけから議事録を作ることはできません。 メモには話の中身が足りず、AIがすき間を想像で埋めてしまうことがあります。
録音に添えると良くなる資料
- 議題（アジェンダ）：議題ごとに分けて整理しやすくなります
- 参加者や会社の名前の一覧：名前の聞き間違いが減ります
- 決まったことのメモ：決まったことと、話に出ただけのことを取り違えにくくなります
どれも、打ち合わせの前に用意してあるもので足ります。 議事録のために新しく作る必要はありません。
KAYSに依頼するには
- 議事録の見本を見せてください
- その打ち合わせの資料も一緒にお送りください
- 可能であれば、その打ち合わせの録音もお願いします
- どんな打ち合わせが多いかを教えてください
- これらの情報をもとに、AIを使ってどのような議事録が作れるかをご提案いたします
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